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加强各类档案资料收集工作

日期:2013-6-4
  企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录,它反映了企业成长与发展的历程,是企业重要的资产和信息资源。对于全面了解集团公司当时在征地、拆迁补偿,企业收购,项目建设,融资等方面的真实情况和依据有至关重要的作用。近年来,集团公司按照档案资料管理规范的要求,建立了规范的公司档案室,档案工作管理已经走上正轨,资料收集齐全、整理规范、保管安全。但有的下属单位因人员变动频繁,责任心不强,交接手续不清,档案资料的收集不全面,分类不规范,一些技术性、时效性强的文字性材料及图纸因管理不善,造成遗失;对离职人员的重要资料的收缴整理不及时等原因   造成资料丢失。在日常工作中忽视对企业在项目立项,工程建设,设备安装,竣工验收等方面资料的编制和收集,没有明确各类档案资料管理人员的职责,遇到企业设备检修,资产处置,融资贷款,经济纠纷等问题处理时无据可查,无从下手,这不但给开展许多工作造成不便,也给企业造成不必要的经济损失。为进一步加强对各企业以及在建项目形成的各类资料的管理,根据档案管理的相关规定和要求,特通知如下: 一、加强领导,切实提高对收集各类资料的思想认识   做好企业各类档案资料的收集归档是企业的一项基础性管理工作,是企业经营者整体管理水平的体现,是企业各类资产状况的真实反映和可靠依据,对于促进企业健康持续发展具有重要作用。当前,集团公司正处在项目建设的高峰期,各项目企业在项目审批,建设工程,设备安装调试,竣工决算验收等方面形成的原始资料种类繁多,数目庞大。各项目主管领导和具体经手人员要切实增强在项目建设过程中形成各类资料收集归档的重要性的认识,增强责任意识,采取有效措施,加强对档案工作的领导和管理,使各类档案资料切实发挥好应有的作用。 二、明确工作职责,切实做好档案管理工作   鉴于目前集团公司在项目建设方面的实际情况,各企业都要配备兼职档案管理员,各企业主管领导是档案管理工作的第一责任人,办公室主任是直接责任人,进一步健全完善档案管理制度及工作职责,制定量化管理的目标细则,做好档案管理工作。一   是各企业必须按照档案管理的要求,紧密结合企业实际制定切实可行的规章制度,促进档案管理规范,保存有序,便于调阅,服务发展;二是在日常工作中要及时收集归类档案资料,凡属外单位来电来文一律实行登记传阅制度,并和企业本身形成的资料一并有文档人员收集归类,按照年度装订归档;三是为服务工作借阅的档案一律实行借阅登记制,在保证服务工作的前提下定期收回,以免丢失;四是今后员工离岗,尤其是管理层或者工程技术人员离岗,由本企业主要负责人亲自过问,务必交清工作中所涉及的技术资料、设计图纸、各类档案等方面资料后,方可办理离职手续;五是科学划分类别,为整理归档创造基础条件。根据集团公司各企业的现实情况,一般按照行政管理类,主要包括企业的各类证件,项目立项审批等方面的资料;工程建设类主要包括可行性研究报告,设计图纸,施工技术资料,竣工决算验收等方面的资料;生产技术管理类主要包括设备订购合同,设备各类技术资料等。六是实物档案要切实落实档案保管、保密、借阅、销毁等各项制度,把档案安全工作贯穿于档案接收、保管和利用等工作的各个环节,加强档案库房的安全管理,定期做好设备、设施的检修、维护工作。 三、查缺补漏,切实做好各类资料的收集归档工作   各企业要按照文件要求,认真开展对企业各类资料是否齐全的自查工作,清理对因地址,时限到期需要变更的要及时进行变更,因工作原因在个人手中的相关工程技术资料要清理交还单位   进行归档,在本单位不具备保管条件的要上交集团公司办公室进行统一归档。近期内各单位要清理所属土地及土地证、房产证等相关证件,查缺补漏,逐个清理,切实做到对各宗土地及房产底子清,情况明,逐步使资产管理工作规范化,确保集团公司资产增值保值不流失。
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                               2013年6月4日
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